Nebenkostenabrechnung prüfen: So finden Mieter teure Fehler

Sie kommt einmal im Jahr, ist mehrere Seiten lang und endet oft mit einer Zahl, die schlechte Laune macht: die Betriebskostenabrechnung. Naheliegend ist, die Nachzahlung zähneknirschend zu überweisen und das Schreiben abzuheften. Dabei lohnt sich ein zweiter Blick. Der Deutsche Mieterbund geht nach seinen Beratungsfällen davon aus, dass etwa jede zweite Abrechnung Fehler enthält. Die gute Nachricht: Das Gesetz gibt Mietern klare Rechte und großzügige Fristen – und vieles lässt sich mit etwas Geduld am Küchentisch selbst prüfen.

Nebenkosten oder Betriebskosten? Im Alltag sind beide Begriffe gleichbedeutend, das Bürgerliche Gesetzbuch spricht von Betriebskosten. Gemeint sind Kosten, die beim Betrieb eines Hauses laufend entstehen – von der Grundsteuer über Wasser, Müllabfuhr und Gebäudereinigung bis zum Hauswart. Grundsätzlich trägt sie der Vermieter. Auf Mieter umgelegt werden dürfen sie nur, wenn der Mietvertrag das vorsieht.

Welche Posten überhaupt infrage kommen, regelt die Betriebskostenverordnung. Sie zählt 17 Kostenarten auf. Ausdrücklich nicht dazu gehören Verwaltungskosten sowie Kosten für Instandhaltung und Reparaturen. Eine kaputte Haustür oder die Arbeitszeit der Hausverwaltung haben in der Abrechnung also nichts zu suchen.

Erst die Fristen, dann die Zahlen Der erste Prüfschritt kostet kaum Zeit: ein Blick aufs Datum. Der Vermieter muss jährlich abrechnen, und die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter ankommen. Wird nach Kalenderjahr abgerechnet, muss die Abrechnung für 2025 also bis zum 31. Dezember 2026 da sein. Kommt sie später, kann der Vermieter in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen – es sei denn, er hat die Verspätung nicht selbst zu verantworten. Ein Guthaben zugunsten der Mieter verfällt dagegen nicht.

Auch Mieter haben eine Frist: Einwände gegen die Abrechnung müssen spätestens zwölf Monate nach deren Zugang beim Vermieter sein. Wer diese Frist verstreichen lässt, kann Fehler danach meist nicht mehr geltend machen. Die Zahlungsfrist aus dem Anschreiben des Vermieters läuft davon unabhängig weiter. Die Verbraucherzentrale rät deshalb, mögliche Fehler schon innerhalb dieser Zahlungsfrist zu beanstanden.

Typische Fehler – und wo sie sich verstecken Formal muss eine Abrechnung verständlich sein. Nach Angaben der Verbraucherzentrale gehören dazu unter anderem der Abrechnungszeitraum, die Gesamtkosten, der Umlageschlüssel – etwa nach Wohnfläche – und der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formell nicht in Ordnung. Das kommt allerdings selten vor.

Häufiger stecken die Probleme im Detail:

Reparaturen oder einmalige Ausgaben, etwa eine Neugestaltung des Gartens, tauchen in laufenden Posten wie Gartenpflege, Hausmeister oder Aufzug auf. Unter „Sonstige Betriebskosten“ landen Ausgaben, die im Mietvertrag nicht konkret genannt sind. Solche Kosten müssen dort aber ausdrücklich vereinbart sein. Ein Posten ist im Vergleich zum Vorjahr deutlich gestiegen, ohne dass es eine Erklärung gibt. Die Vorauszahlungen sind nicht oder nicht vollständig abgezogen. Bei den Heizkosten lohnt ein eigener Blick: Nur 30 bis 50 Prozent dürfen nach Wohnfläche verteilt werden, der Rest nach Verbrauch. Kosten für leer stehende Wohnungen darf der Vermieter nicht auf die übrigen Parteien abwälzen. Seit dem Abrechnungsjahr 2023 muss zudem die Aufteilung der CO₂-Kosten zwischen Vermieter und Mieter ausgewiesen sein. Fehlen diese Angaben, dürfen Mieter ihren Anteil an den Heizkosten um drei Prozent kürzen.

Was ist normal? Der Vergleich hilft Eine gute Orientierung bietet der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes. Für das Abrechnungsjahr 2024 lagen die Betriebskosten im Schnitt bei 2,67 Euro pro Quadratmeter und Monat, gut sechs Prozent mehr als im Jahr davor. Davon entfielen 1,32 Euro auf Heizung und Warmwasser. Fallen alle denkbaren Kostenarten an, kommen bis zu 3,68 Euro zusammen – bei einer 80-Quadratmeter-Wohnung gut 3.500 Euro im Jahr.

Es gibt aber auch Entlastung: Seit dem 1. Juli 2024 dürfen Kabelanschlussgebühren nicht mehr über die Nebenkosten abgerechnet werden. Laut Mieterbund sanken die Kosten für Antenne und Kabel dadurch um rund 42 Prozent. Taucht ein solcher Posten in der Abrechnung für 2025 noch auf, lohnt eine Nachfrage.

Belege ansehen – ein gutes Recht Wirkt etwas unplausibel, dürfen Mieter die Originalbelege einsehen, also Rechnungen und Verträge, auf denen die Abrechnung beruht. Am besten verlangt man das schriftlich und nachweisbar, etwa per Einwurfeinschreiben. Viele Vermieter stellen Belege inzwischen auch digital bereit. Einen generellen Anspruch auf Kopien haben Mieter frei finanzierter Wohnungen allerdings nicht, sie müssen gegebenenfalls einen Termin vor Ort vereinbaren. Werden Kopien geschickt, dürfen Vermieter dafür eine Gebühr verlangen – der Berliner Mieterverein nennt 26 Cent pro Kopie.

Solange der Vermieter keine Einsicht gewährt, darf die Nachzahlung für die strittigen Posten zurückgehalten werden. Wichtig: Dieses Zurückbehaltungsrecht muss man ausdrücklich geltend machen. Ist die Prüfung abgeschlossen, sollte ein berechtigter Betrag zügig überwiesen werden, sonst droht Zahlungsverzug. Vorsicht bei Ratenzahlungen: Die Verbraucherzentrale weist darauf hin, dass sie meist als Anerkenntnis gelten und spätere Einwände ausschließen können.

Hilfe holen, statt allein zu grübeln Nicht jede Abrechnung lässt sich ohne Fachwissen durchschauen. Mietervereine prüfen Abrechnungen für ihre Mitglieder, die Verbraucherzentralen bieten Beratung und Musterbriefe für den Widerspruch an. Wer wenig Geld hat, kann beim Amtsgericht Beratungshilfe für einen Anwalt beantragen. Der Aufwand ist überschaubar – und am Ende steht im besten Fall eine kleinere Nachzahlung oder sogar Geld, das zurück aufs eigene Konto fließt.